Hallituksen pestikuvaukset / Descriptions of board positions

Puheenjohtaja 🔹 Chairperson

Puheenjohtaja pitää huolta yhdistyksen kokonaiskuvasta ja sen toiminnasta yleisellä tasolla. Hän johtaa hallituksen työskentelyä ja huolehtii hallituksen työskentelyn sujuvuudesta. Puheenjohtaja tekee tiivistä yhteistyötä kaikkien hallituslaisten sekä yhteistyötahojen kanssa ja häntä avustaa varapuheenjohtaja. Puheenjohtajan käytännön tehtäviin kuuluu yhdistyksen ja hallituksen koolle kutsuminen, kokousten valmistelu sekä keskustelun ohjaaminen kokouksissa. Puheenjohtaja vastaa myös yhdistyksen toiminnan suunnittelusta, budjetoinnista ja raportoinnista yhdessä hallituksen kanssa. Tehtäväkenttä on laaja, mutta kokemus ja oppiminen sitäkin palkitsevampaa. Puheenjohtajana pääset oppimaan konkreettisesti järjestötyöstä, tiimityöstä, johtamisesta ja YK:n ja YK-nuorten toiminnasta niin Suomessa kuin ulkomailla. Lisäksi pääset toteuttamaan mielettömiä tapahtumia, vaikuttamaan ajankohtaisiin yhteiskunnallisiin kysymyksiin sekä tuomaan yhdessä hallituksen ja aktiivien kanssa nuorten ääntä kuuluviin.

The chairperson of UN Youth of Helsinki takes care of the overall picture of the association and its activities on a general level. The chairperson leads the work of the board and ensures its smooth functioning. The chairperson works closely with the whole board and affiliates and is assisted by the vice chairperson. The practical tasks of the chairperson include call of meetings of the association and the board, preparing meetings and conducting the discussion in the meetings. The chairperson is also responsible for the planning, budgeting and reporting together with the board. The field of work is extensive, but experience and learning are even more rewarding. As a chairperson you’ll learn various working skills such as teamwork and leadership. You’ll learn about the functioning of the UN and UN Youth and together with the board and active members you’ll have the chance to organize awesome events, raise the voice of youth and make a difference on current social issues.

 
Varapuheenjohtaja 🔹 Vice Chairperson

Helsingin YK-nuorten varapuheenjohtajan tehtäviin kuuluu ensisijaisesti puheenjohtajan työtaakan jakaminen sekä mahdollinen sijaistaminen yhdistyksen kokouksissa. Hallituskauden alussa laadittavan toimintasuunnitelman sekä loppukaudesta koottavan toimintakertomuksen koostaminen kuuluvat myös varapuheenjohtajan vastuualueisiin. Varapuheenjohtaja auttaa ja johtaa Hykyn toimintaa yhdessä puheenjohtajan kanssa ja varmistaa, että hommat sujuvat. Varapuheenjohtajan pesti on usein hyvin tekijänsä näköinen ja pestin luonteeseen vaikuttaa myös sisäinen työnjako ja dynamiikka puheenjohtajan kanssa. Hyky:ssä vallitseekin yleisesti yhteisöllinen ”kaikki tekee kaikkea” -henki ja varapuheenjohtajana pääseekin tekemään kaikennäköisiä hommia aina kokouksen vetämisestä seminaarien järjestämiseen. Varapuheenjohtajan pestissä eduksi on intohimo Hykyn toimintaa kohtaan ja kyky hallita kokonaisuuksia.

As a vice chairperson of UN Youth of Helsinki, your main task is to share the workload of the chairperson and also substitute them in the meetings of the board, if needed. The tasks of vice chairperson also include writing of the plan of action in the beginning of rule and the report of activities at the end. The vice chairperson helps and leads UN Youth of Helsinki with the chairperson and ensures that everything is working as it should be. To a degree, the vice chair load is what you make of it, but the dynamic with the chairperson affects it also greatly. Also, UN Youth of Helsinki’s spirit is ”everyone participates in everything” so you can diversely take part in the activities of UN Youth of Helsinki’s activities, from hosting the board meetings to organizing various seminars, for example. As a vice chairperson it pays off to have ambitions towards UN Youth of Helsinki and have good skills working with diverse ensembles.


Tiedottaja 🔹 Communications Coordinator

Hykyn tiedottajana olet vastuussa järjestön ulkoisesta viestinnästä; tehtävä sisältää muun muassa Hykyn nettisivujen ylläpitämistä, somen päivittämistä, tapahtumista tiedottamista sekä sähköpostilistojen hallintaa. Tiedottajan pestissä pääset käyttämään luovuuttasi, kehittämään tekstintuottamistaitojasi ja oppimaan erilaisten viestintäalustojen hyödyntämisestä. Hallitustoiminta on loistava tilaisuus päästä suunnittelemaan ja toteuttamaan mielenkiintoisia tapahtumia ja tutustumaan mahtaviin tyyppeihin. Seuraavalle hallituskaudelle valitaan kaksi tiedottajaa, jotka työskentelevät yhdessä ja jakavat tiedotusvastuun.

As a spokesperson of UN Youth of Helsinki you take responsibility for the organization’s external communications; for example updating Hyky’s web page and social media, event marketing and maintaining e-mail lists. The task allows you to be creative, develop your writing skills and learn about the use of different communicative platforms. Being part of Hyky’s board is an excellent opportunity to plan and execute interesting events in great company. There are two positions for this task, the spokespersons will work together and share responsibility of organization’s communication.


Taloudenhoitaja 🔹 Treasurer

Hykyn taloudenhoitajan tehtäviin kuuluu hoitaa yhdistyksen operatiivista kassaa, varoja ja maksuliikennettä, kirjanpitoa ja tilinpäätöstä sekä taloussuunnittelua ja budjetointia. Taloudenhoitajana pääset näkemään monipuolisesti yhdistystoiminnan talouden prosesseja ja kehittämään niitä haluamaasi suuntaan.

The treasurer’s main tasks consist of operative cash, asset and transaction management of the organization, accounting and financial statement reporting and financial planning and budgeting. As a treasurer you will discover the financial processes of an NGO and develop them.


Sihteeri 🔹 Secretary

HYKY:n sihteerin pääasiallinen tehtävä on olla paikalla hallituksen kokouksissa ja kirjata ylös kokouksessa käyty keskustelu sekä siellä tehdyt päätökset. Kokouksien sihteerinä toimimisen lisäksi sihteeri huolehtii HYKY:n postin hakemisesta sekä rekisteröi uusien jäsenten tiedot. Sihteerin tehtävä vaatii tarkkuutta sekä keskittymiskykyä ja nämä ominaisuudet kehittyvät varmasti kokousten sihteerinä toimiessa! Lisäksi hallituksessa toimiminen avaa hyvän väylän päästä mukaan YK:n toimintaan sekä tarjoaa tilaisuuden oppia hallitustoiminnasta esimerkiksi järjestämällä tapahtumia muiden hallituslaisten apuna.

The main responsibility of the secretary of UN Youth of Helsinki is to attend the board meetings and write down discussed topics. In addition, the secretary takes care of the registration process of new members and the mail. The secretary needs to be able to concentrate and listen carefully what people are saying – these skills will definitely develop while working in this position! Being a member of the board of UN Youth of Helsinki also gives a great opportunity to get involved in the activities of UN and is also a good way to learn about working in an organization, for instance, while helping other board members to organize events.


Kotimaan projektivastaava 🔹 Domestic Project Coordinator

Kotimaan projektivastaava on vastuussa Helsingin YK-nuorten tapahtumista. Käytännössä tämä tarkoittaa tapahtumatyöryhmien perustamista ja pysymistä kartalla siitä, miten jokaisen työryhmän tapahtumasuunnittelut etenevät. Pesti on loistava tilaisuus kehittää omia organisointitaitoja, vahvistaa kokemusta tiimityöskentelystä ja ylipäänsä tapahtumatuotannosta. Kotimaan projektivastaavana pääset ideoimaan ja toteuttamaan mitä erinäisimpiä tapahtumia – ja mikä parasta, aivan huikeassa porukassa! Pesti on vastuullinen, sillä loppukädessä sinä varmistat, että suunnitellut tapahtumat toteutuvat. Tätä hommaa voi kuitenkin suositella suurella lämmöllä!

As a Domestic Project Coordinator you will be responsible of all the events that UN Youth Helsinki organizes. You will set up working committees for each event and ensure that they will stay in schedule with the planning. This task is a great opportunity to develop your organizational skills as well as your ability to team work and event production.
You will get to plan and put in to practice a whole range of events. And what’s most important, you’ll get to do this in a company of the best people! Being a Domestic Project Coordinator takes a lot of responsibility, because in the end you are the one who ensures that every planned event will truly happen. Nevertheless, this is a task that I can really recommend with a greatest pleasure!

Kansainvälinen projektivastaava 🔹 International Project Coordinator

Kansainvälisen projektivastaavan suurin ja merkittävin tehtävä on vuotuisen opintomatkan järjestäminen. Matkan teeman suunnittelu sekä rahoituksen pohtiminen alkaa heti alkuvuodesta, minkä vuoksi pesti vaatii sitoutumista koko vuodeksi. Matkan järjestämisen lisäksi kansainvälisyydestä huolehtiminen on kansainvälisen projektivastaavan vastuulla, mikä tarkoittaa esimerkiksi hyvien suhteiden ylläpitoa muiden maiden YK-nuoriin. Kansainvälisenä projektivastaavana pääset suunnittelemaan vuoden kohokohtaa työryhmän ja virkailijan tuella sekä opit tekemään rahoitushakemuksia ja verkostoitumaan YK-toimijoihin myös ulkomailla.

International project coordinator’s biggest and most crucial task is to organize the annual study trip. The planning of the trip’s theme and financial aid seeking begins right at the start of the year thus making the position one of commitment. Besides organizing the trip, the international project coordinator makes sure internationality is present in HYKY’s activity, which includes maintaining good relations with UN Youth groups abroad. As the international project coordinator, you will get to plan the highlight of the year as well as learn how to make financial aid applications and meet with UN professionals abroad.


Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusvastaava 🔹 Equality and Parity Coordinator

Vastaavan tehtävänä on huolehtia yhdenvertaisuusasioiden toteutumisesta kaikessa HYKYn toiminnassa mahdollisimman hyvin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tilojen esteettömyyttä, turvallisemman tilan periaatteiden noudattamista, tapahtumien ja tiedotuksen monikielisyyttä tai erilaisten ruokavalioiden huomioimista tarjoiluissa. Myös häirintälomakkeen ylläpito kuuluu vastuualueisiin, eli toiminnassa mahdollisesti ilmenevään häirintään tai muuten epäasialliseen käytökseen reagoiminen. Minna Canthin eli tasa-arvon päivänä vastaava voi toimintasuunnitelmasta riippuen myös olla vetovastuussa päivään liittyvästä tapahtumasta.

The equality and parity coordinator is responsible for ensuring that parity matters are considered in all the organization’s activities. For example, this can mean accessibility for wheelchairs, following Safer Space guidelines, providing information and events in multiple languages, or catering for different diets. Maintaining the harassment questionnaire (e-form) and reacting to possible harassment or otherwise inappropriate behaviour in HYKY’s activities is also part of the coordinator’s responsibilities. On Finland’s national day of equality the coordinator can also coordinate an event regarding the theme.

 
Ympäristövastaava 🔹 Environment Coordinator

Ympäristövastaavan tehtäviin kuuluu muun muassa HYKY:n vuosittaisen ympäristösuunnitelman laatiminen sekä tapahtumien järjestäminen YK:n arvojen mukaisesti. Suunnitteluvaiheessa ympäristövastaava määrittää tavoitteet HYKY:n toiminnan ympäristöystävällisyydestä ja päättää milloin ja minkälaisia tapahtumia ympäristötiimi järjestää seuraavan hallituskauden aikana. Tässä virassa on hienot mahdollisuudet päästä vaikuttamaan, muodostamaan yhteistyötä muiden järjestöjen kanssa sekä luoda mielenkiintoisia tapahtumia ja kampanjoita, jotka tavoittavat ison yleisömäärän. Ympäristövastaavan virka opettaa järjestelytaitoja, tiimityöskentelyä, tiimin johtamista sekä, ennen kaikkea, miten voimme pyrkiä vaikuttamaan positiivisesti muihin nuoriin ympäristöasioiden saralla.

The tasks of the environment coordinator include creating our annual environmental scheme and event planning according to the UN’s values. In the planning phase, the environment officer defines the objectives of acting environmentally friendly as well as, when and what kind of events the environment team will organize during the following board’s term. This post offers you a great chance to influence, create cooperation with other organizations, and organize interesting events and campaigns. As an environment coordinator you learn a lot about organizing skills, teamwork, how to lead a team and, primarily, how we can strive to create positive influence among young people in our field.


Järjestösuhdevastaava
 🔹 Organizational Relations Coordinator

Järjestösuhdevastaavan tehtävänkuvaan kuuluu Hykyn suhteista ja kontakteista huolehtiminen työryhmien agendojen mukaisesti, positiossa on kuitenkin suhteellisen vapaat kädet. Olen esimerkiksi toiminut vastuuhenkilönä aikaisemmin keväällä toteutuneessa yläasteen kouluvierailussa, jossa pääsimme hyödyntämään Kestävän kehityksen tavoitteita. Olen myös osallistunut erilaisiin tapahtumiin, joissa Hyky on ollut edustamassa, joista esimerkkinä HY:n Avajaiskarnevaalien Hyky-piste ja Fuksiseikkailun rastinpito. Lisäksi olen päässyt osallistumaan Hykyn yhteistyötoiminnan kautta Suomen YK-liiton pisteille edustamaan esimerkiksi Educa-messuilla ja YK päivän seminaarissa. Hykyn kokouksiin ja hallituksen sisäiseen keskusteluun osallistuminen kuuluu myös toimenkuvaan. Järjestösuhdevastaavana pääset siis luomaan omia kontakteja keskeisten tahojen kanssa sekä ajamaan yhdessä muiden mahtavien hykyläisten kanssa järjestön tavoitteita. Tämä onkin loistava paikka päästä hallitukseen ja toimintaan monipuolisesti mukaan!

Organizational relations coordinator’s position includes taking care of Hyky’s relations and contacts which vary according to different working groups’ agenda. For example, as an organizational relations coordinator, I was in charge of a school visit where we visited in a comprehensive school using Sustainable development goals theme. Also, I have participated in different representative events which have included Hyky’s own events and stakeholder’s events like Finnish UN Association’s activities. In this position you can work on important relational issues with other amazing Hyky board members and expand your knowledge. This is a great way to be part of the board!


Virkistys- ja työelämävastaava 🔹 Recreation and Career Coordinator

Virkistys- ja työelämävastaavan tehtävänä on huolehtia aktiiviemme hyvinvoinnista ja viihtyisästä ilmapiiristä järjestämällä virkistysiltoja, joissa hallituksen jäsenet voivat tutustua paremmin toisiinsa ja rentoutua. Virkistäytymisen ohella vastaavan vastuulla on järjestää vuoden aikana työelämätapahtuma, jossa tutustutaan YK-asioiden parissa työskenteleviin henkilöihin ja näiden urapolkuihin. Tänä vuonna järjestämme uratapahtuman yhteistyössä Helsingin yliopiston urapalvelujen kanssa 20.11. Virkistys- ja työelämävastaavana opit paljon tapahtumien järjestämisestä sekä työmahdollisuuksista YK:ssa ja pääset verkostoitumaan kiinnostavien YK-ammattilaisten kanssa.

Recreation and career coordinator’s task is to keep up our team spirit by organizing hang out nights for our active members to get to know each other better, and to increase knowledge about career opportunities at the UN by organizing a career event where our active members have an opportunity to meet people who are or have been working on issues related to the work of the UN. As the recreation and career coordinator you will learn a lot about organizing events and job opportunities in the UN and you will get to meet interesting UN professionals.


Virkailija 🔹 Attendant

Eri aihepiirien vastaavien lisäksi hallitukseen valitaan myös virkailijoita, jotka avustavat vastaavia näiden pesteissä. Virkailijoiden pestejä hallituksessa on viisin kappalein: kansainvälinen projekti-, kotimaan projekti-, järjestösuhde-, tasa-arvo ja yhdenvertaisuus-, sekä ympäristövirkailijat. Virkailijoilla ei ole varsinaista äänivaltaa hallituksen kokouksissa, mutta he voivat osallistua niihin ja vaikuttaa päätöksentekoon. Helsingin YK-nuorissa kaikki tekevät kaikkea, joten käytännön toiminnassa ero virkailijan ja vastaavan välillä on vähäinen. On virkailijasta itsestään kiinni, kuinka aktiivisesti ja sitoutuneesti järjestössä toimi. On kuitenkin suotavaa, että virkailijoiksikin hakeutuisi motivoituneita ja innostuneita tekijöitä, sillä aktiivisen järjestön, kuten HYKYn, toiminnassa lisäkäsipareille on aina tarvetta. Virkailijan tehtävä on hyvä mahdollisuus erityisesti ensimmäistä kertaa hallitustoimintaan mukaan tulevalle hykyläiselle.

In addition to coordinators, the UN Youth of Helsinki also elects attendants to help other board members in their responsibilities. There are five different attendant positions: an international project, domestic project, equality, organizational relations and environment attendant. Attendants don’t officially have a voice in board meetings, but are most welcome to attend them and influence decision making. In the UN Youth of Helsinki each elected member does everything, and in practice the difference between an officer and an attendant is minimal. It is up to the attendant to determine how actively and engagedly they take part in the organization. However, it is preferable for those seeking to become attendants to be motivated and enthusiastic as well, since help is always needed in the busy life of an active organization like the UN Youth of Helsinki! The role of an attendant is especially well suited for someone entering the board for the first time.

 
Varajäsen 🔹 Deputy Member

Hallituksen varajäsenen tehtävänä on osallistua kokouksiin erityisesti silloin, kun varsinaisia jäseniä ei pääse tarpeeksi paikalle ja kokous ei olisi muutoin päätösvaltainen. Varajäsenet ovat kuitenkin kaikkiin kokouksiin enemmän kuin tervetulleita ja he osallistuvat aktiivisesti kaikkeen Hykyn toimintaan siinä missä muutkin hallituksen jäsenet. Varajäsenen pestiä voi toteuttaa omien mahdollisuuksien ja mielenkiinnon mukaan – pesti on muita hallituspestejä hieman kevyempi, kun varsinaista omaa vastuualuetta ei ole, mutta toisaalta kaikkeen on mahdollista ja hyvin toivottavaakin osallistua. Vastuuta esimerkiksi tapahtumien järjestämisestä voi myös ottaa paljonkin, joten pestissä pääsee halutessaan toteuttamaan varsin aktiivistakin roolia. Varajäsenten määrä voi vaihdella, tällä hetkellä varajäseniä on neljä.

The main task for a deputy member is to attend board meetings, especially when there are not enough actual board members attending and the meeting would not be quorate. Deputy members are nonetheless more than welcome to attend all board meetings and they take part in the activities of UN Youth of Helsinki like all the other board members. As a vice member you can be as active as you want – the job is a bit easier than other board tasks as there is not a specific field of responsibility, but it is possible and definitely recommended to help out with all tasks the board has. As a vice member you can e.g. take responsibility of organizing events or put forward topics that are important to you – it is an amazing way to learn about working in an organization! The amount of deputy members can vary, at the moment there are four vice members.

%d bloggaajaa tykkää tästä: